LE BANCHE DATI ONLINE: COSA SONO? Bibliografica o full text: quale scegliere? Parte Prima

LE BANCHE DATI ONLINE: COSA SONO?

Bibliografica o full text: quale scegliere?

Un dilemma di non facile risoluzione

Quali segreti si nascondono...?

​Parte Prima.

In questa pagina 

1) Banca Dati Bibliografica o Full Text?                            2) e-Journal Package

3) Le esclusive: attenzione!!!                                              4) Si può manipolare una esclusiva?

5) Le Banche Dati elettroniche                                           6) Gli aggregatori di Banche Dati

7) L'inganno di un aggregatore

Una delle decisioni che generalmente sono difficili da prendere riguarda quella sulla "Banca Dati" elettronica. 

1) Il dubbio: Bibliografica o Full Text?   

Le seconde sembrano essere un toccasana quando non si hanno disponibilità economiche sufficienti a raggiungere i costi degli abbonamenti di cui si ha bisogno. Si pensa subito che si tratti di una ottima possibilità per sovvenire alla carenza di materiale da mettere a disposizione degli utenti. La scelta può avvenire tra banche dati onnicomprensive o tematiche.   

Quando si partecipa a una presentazione da parte del fornitore/produttore di turno, l'entusiasmo di aver individuato la panacea alle sofferenze economico-amministrative fa salire l'adrenalina del bibliotecario alle stelle! 

Ma è davvero tutto oro quel che riluce, oppure anche qui c'è un rovescio della medaglia?   

Sì, di rovesci delle medaglie ce ne sono! e anche tanti, sopratutto quando non si tratta di una Banca Dati proposta da un unico Editore che include al suo interno le riviste di sua propria edizione.   

In genere gli editori di Banche Dati online Full Texts sono dei semplici e puri aggregatori  che propongono un elevato numero di riviste i cui contenuti vengono gestiti tramite un motore di ricerca che nulla ha da farsi invidiare dai creatori di Google e similari. 

Non c'è nulla di nuovo sotto il sole.     

Inoltre in questo caso sopratutto i rischi di trovarsi di fronte a una proposta che solo in apparenza sembra essere vantaggiosa sono molto alti.

2) E-JOURNALS PACKAGE     

Le Banche Dati di Editori sono definite più semplicisticamente "e-Journals Packages". 

Si tratta di un insieme di pubblicazioni periodiche in formato elettronico, in cui trova posto un numero di riviste variabile in base ai contenuti tematici dei singoli titoli..    

Il costo di un Package è nella quasi totalità dei casi inferiore a quello corrispondente alla somma dei costi di ciascun singolo titolo, ma è anche vero che spesso un package implementa sia titoli importanti che titoli di basso o scarso interesse per l'acquirente: dunque occorre sempre verificare se il gioco vale la candela.   

Anche nei casi di sottoscrizione di un e-Journals Package andare direttamente a chiedere all'editore è comunque preferibile piuttosto che rivolgersi a una agenzia commissionaria. 

Quello proposto dall'editore sarà senz'altro il puro costo editoriale; quello dell'agenzia vede il prezzo editoriale gravato da un costo di commissione che in alcuni casi risulta esageratamente immotivato.   

L'Agenzia Commissionaria fa variare il valore della percentuale per il servizio descritto e presuntivamente da fornire, in base a una serie di variabili tutte volte a proprio vantaggio e non verificabili. 

Questo principio vale per qualsiasi tipologia di e-Journals:  nel caso di un limitato numero di titoli, e se quel numero contiene titoli di editori diversificati. 

Fa nulla se poi la fonte di riferimento sarà la stessa. 

O anche se si tratta di un e-Journal Package: in questo caso il numero di titoli è irrilevante. Cioè pochi o tanti che siano, il principio non cambia.

C'è da aggiungere la presunzione di mancati sconti, presunzione di tempi di pagamento valutati in maniera statisticamente spropositata.   

C'è chi valuta a esempio, tempi di pagamento a centottanta giorni per calcolare il costo da far gravare, salvo poi imporre saldo fatture in un tempo che non deve superare i sessanta giorni a pena di ulteriori costi aggiuntivi. 

Insomma: le agenzie commissionarie operano in una giungla che non ha punti di riferimento né certezze per l'utente finale.   

A quelle internazionali piace definire quest'ultimo "final user".

Inoltre l'Agenzia Commissionaria, al di là delle promesse fatte, non è in grado di fare più di quanto non si possa fare direttamente da soli.   

Non può far anticipare i tempi di accesso, non può ottenere semplificazioni per il collegamento, non può assicurare il mantenimento di quanto sottoscritto se non previsto dall'editore, non può contrattare condizioni economiche migliorative, spesso e volentieri è lo stesso responsabile di biblioteca a dover provvedere da solo alla registrazione degli accessi.   

Insomma: tanti costi non sempre giustificabili di fronte a pochi e scarsi vantaggi.  

Alle volte nessuno: è capitato spesso e volentieri che biblioteche sono restate "allo scuro"; cioè senza poter accedere per un anno intero alle riviste sottoscritte, pur avendo provveduto a pagare tempestivamente le fatture prontamente inviate dalla commissionaria. 

Sì, perché in genere una fattura per sottoscrizioni di riviste online la si paga subito immaginando che non dovendo sottostare ai rischi di smarrimento o mancato invio ai quali viene esposta di una pubblicazione cartacea, la visibilità è pressoché immediata.

L'Agenzia Commissionaria fa fede su questa cosa, ma implementa il prezzo su una ipotesi di ritardato pagamento comunque, fregandosi le mani per il buon affare concluso. Ovviamente l'acquirente nulla sa di questo meccanismo perverso.

Altre volte è accaduto che l'Editore ha aperto l'accesso nel corso dell'ultima parte dell'anno, considerando comunque conclusosi il periodo di sottoscrizione al trentuno dicembre. 

Pagato per dodici mesi, visto per due mesi o anche meno.   

Nessun rimborso: la condizione di un possibile rimborso è sempre la stessa, e cioè "se l'editore rimborsa la commissionaria, questa rimborsa il cliente". 

Ma è proprio vero poi, che l'editore non rimborsa quasi mai? Questo non è dato saperlo, così come non è dato sapere il reale motivo per il quale l'accesso non è mai stato attivato o lo è stato in ritardo. 

Rischi imprenditoriali per la commissionaria? Nessuno! Rischi per l'utente che paga? Tutti!

3) LE ESCLUSIVE! 

Attenti alle paventate dichiarazioni di esclusiva!

Per principio bisogna partire da un presupposto essenziale: 

NESSUN EDITORE CONCEDE ESCLUSIVE PER LA DISTRIBUZIONE DEI PROPRI PRODOTTI IN ITALIA.

In Italia almeno è così.

Ovviamente occorre tener conto di particolari situazioni in cui questa eventualità possa ancora essere reale, pur se molto raramente e in generale esclusivamente per una qualche banca dati di nicchia.

Episodi spiacevoli hanno di un lontano passato hanno fatto decidere agli editori stranieri di non esporsi più in questo tipo di rischio.

Per propria tranquillità basterà non fidarsi mai - MAI! - della dichiarazione della Agenzia Commissionaria, e di non chiedere sopratutto a quest'ultima di presentare il documento dell'editore ehe attesti quello che dichiara! 

Non fate neanche capire che avete necessità di riceverlo.

Mettetevi in contatto direttamente con l'Editore e domandate! 

Conservate la mail con la quale vi risponderà, sopratutto nel caso che questi non preveda una esclusiva per la vendita del suo e-Journals Package in Italia.

Non comunicate alla Commissionaria che chiederete voi direttamente all'editore!

Quando la commissionaria vi si ripresenterà spontaneamente con un qualche documento, mettetela dinanzi al fatto compiuto!

4) Si può manipolare una esclusiva?

Sì, certamente si può.

C'è chi lo ha fatto tante, tantissime volte - anzi quasi sempre - nel passato.

Ma son passati i tempi in cui c'era chi faceva da intermediario tra la commissionaria e l'acquirente, obbligando la prima a mantenere fede agli accordi e agli impegni presi!

I tentativi sono stati sempre quelli di manipolare l'intesa e di imporre un costo di gestione supervantaggioso per il venditore, giocando proprio sul fatto che un documento di esclusiva allegato al preventivo sollevava l'acquirente dal chiedere ulteriori preventivi di spesa.

Ovviamente questo avviene in pieno accordo con l'Editore che non ha alcun problema a giostrare formulazioni suggerite in tal modo da lasciar intendere una cosa pur dichiarandone un'altra senza per questo trasgredire alla propria politica economica.

La Agenzia commissionaria chiede all'Editore di produrre il documento, e poi raccomanda che alle eventuali richieste dirette da parte di "XYZ" risponda di rivolgersi pure a "WKY" che gestirà per loro conto l'ordine.

Alla fine per l'Editore, e cioè per chi lo rappresenta per il territorio di competenza, importante è vendere.

Il costo e dunque il ricavo, per questo sarà lo stesso: sia per il tramite della commissionaria sia che direttamente.

Se vi fate caso, nessuna lettera ricevuta nel passato, remoto o recente che sia, reca una dicitura che possa somigliare a questa "exclusive distribution", o a essa assimilabile.

Non c'è editore che possa dichiarare il falso, mentre c'è di contro una qualche commissionaria che non possa non manipolare l'informazione, giocando su espressioni e utilizzando terminologie che possano metterla al riparo da denunce; in questo modo sarà l'acquirente stesso ad aver capito male! non la agenzia ad aver tratto in inganno l'acquirente.

Dunque quando vi si paventa la possibilità di un acquisto per il tramite di una agenzia commissionaria che vi assicura di essere la esclusiva distributrice del prodotto del quale avete bisogno, accettate l'informazione ma correte subito a chiedere all'Editore facendovi fornire anche una fattura proforma.

E se nel caso quest'ultimo vi confermasse l'esclusiva, chiedete di fornirvi il costo concordato con la agenzia distributrice che vi dovrà essere applicato.

Questa è una cosa che gli Editori farebbe sicuramente e senza tema d'errore sempre: nessun editore consentirebbe una esclusiva lasciando la agenzia commissionaria libera di applicare poi un suo proprio prezzo.

La Agenzia dovrà dichiarare quale eventuale percentuale di maggiorazione intenderà applicare presentando specifiche e dettagliate motivazioni da dimostrare.

DIFFIDATE-DIFFIDATE-DIFFIDATE! 

Sempre, comunque e di chiunque. Sopratutto di coloro che vi si presentano come grandi, importanti, internazionali, e disinteressati.

​

5) LE BANCHE DATI ELETTRONICHE

Dunque abbiamo esordito specificando che le banche dati sono di due tipologie.

Bibliografiche, e queste possono essere d'aiuto quando non si hanno a disposizione molte fonti per reperire le informazioni sulle quali soffermarsi e approfondire.

Full Text, e queste sono quelle che fanno pensare a un arricchimento delle risorse da mettere a disposizione dell'utenza di una biblioteca, pensando che in questo modo si possano avere disponibili in versione online riviste esclusivamente esistenti in formato cartaceo e non solo: anche annate arretrate risalenti quasi al loro primo fascicolo o anno di pubblicazione.

6) Gli "Aggregatori di Banche Dati."

Le banche dati di questo tipo - di entrambi i tipi - sono in genere proposte da "aggregatori".

Aziende che si presentano come "Editori" ma che di fatto sono acquirenti/produttori di un software di gestione di contenuti  provenienti da pubblicazioni periodiche, alle volte anche da monografie, forniti direttamente dagli editori.

Vincoli, caratteristiche, possibilità di ricerca e accesso sono frutto della politica editoriale imposta all'aggregatore dall'editore, e nessuno può modificarli se non lo stesso editore.

In maniera unilaterale: così come avviene per gli accordi bancari o con i provider telefonici.

L'aggregatore sottoscrive contratti con il singolo editore, il quale gli consente di inserire nel software in suo possesso il materiale secondo specifici accordi per altro non definitivi e non vincolanti.

Ad avere il "coltello dalla parte del manico" è sempre e comunque l'editore il quale per un qualsiasi motivo può chiudere in anticipo il contratto con l'aggregatore imponendo l'eliminazione dal prodotto di tutto ciò che è di sua proprietà.

Attenzione, però: occorre verificare bene alcune cose.

Le Banche Dati Bibliografiche sono molto semplici da valutare e individuare.

È sufficiente verificare quale sia corrispondente alle proprie necessità, individuarne il costo tenendo in buon conto che il prezzo che si va a pagare non avrà nessun tempo di ammortizzamento - è un abbonamento annuale e alla fine della annualità, in mancanza di un rinnovo l'accesso si chiude senza possibilità di prosecuzione - l'aggiornamento dei contenuti sarà secondo i metodi e i tempi che l'editore riterrà più opportuno.

L'aggregatore non può operare in nessun senso sui contenuti del materiale inserito.

Dunque per sperare di non trovarsi in difficoltà, la sottoscrizione di una Banca Dati Bibliografica dovrà essere tematica, ben posizionata e dal costo sufficientemente basso.

Tenere in buon conto che per le banche dati bibliografiche c'è una buona concorrenza a riguardo le varie proposte disponibili sul mercato, le funzionalità di ricerca per una banca dati bibliografica sono molto similari tra i vari software disponibili, per cui nessun tipo di essi è da ritenersi superiore a un altro.

La differenza la si può trovare nella semplicità di utilizzo tra un prodotto e l'altro.

Certo chi più cose pretende di far consentire con il proprio prodotto giustificandone a tal motivo il costo, fa come il venditore di auto di lusso che assicura le indubbie qualità di un nuovo modello di berlina rispetto a una normale utilitaria, laddove alla fine l'acquirente è una persona che ha bisogno soltanto di una cosa: utilizzare l'automobile per spostarsi da casa al lavoro, andare in vacanza, recarsi al supermercato.

...e magari deve anche parcheggiarla in strada.

Nella grandissima maggioranza dei casi ciò che si utilizza di una berlina super accessoriata, e per questo costosissima, sono soltanto poche e semplici cose.

A cosa serve dunque un software che presenta funzionalità che nessuno utilizzerà mai?

A nulla: rispondo io per voi.

7) L'inganno di un aggregatore nel proporre il suo prodotto.

Dunque non fatevi ingannare. È vero, vi proporranno un trial gratuito.

Non vi forniranno nessuna guida: è "friends" vi diranno, si capisce tutto subito... e lo diranno come per spiegarvi che se insistete siete davvero degli asini.

Al più una breve dimostrazione pratica nel corso della quale sottolineeranno sistematicamente che "è semplice, è facile, non ci vuol nulla, è friends!" e andranno via lasciandovi con il dubbio sul come e cosa avete davanti.

Nessuno di voi si sognerà mai di chiedere aiuto: tanto a poco servirà chiedere.

Pretenderete che qualcuno si muova da lontano e spenda soldi per venire proprio da voi a soccorrervi? 

...eh, già... perché nessun fornitore di banche dati online.... diretto o indiretto che sia... ha ormai più persone sul territorio, tranne che non vi troviate proprio nella città della sede principale. Solo allora... forse...

Già sarà tanto se riceverete risposta al telefono o via posta elettronica.

Alla fine quando scopriranno che l'avrete usata poco o niente prenderete anche una sgridata.....

Non a caso ai miei tempi avevo preso l'abitudine di costruire delle "GUIDE" ad hoc per tutti i singoli prodotti promozionati fornite in formato PDF già al momento della presentazione del prodotto.

In alcuni casi, a esempio l'Editore Springer, ho predisposto delle guide per poter navigare sulla piattaforma delle riviste e di alcune banche dati.
 

Guide in italiano create sulla falsariga della collana della McMillan/Apogeo "For Dummies". Alcune università come la Federico II di Napoli le inserirono sulla home page dell'Ateneo ed erano rapidamente raggiungibili già semplicemente attraverso Google.

Una bella soddisfazione personale! Tutto con i complimenti che arrivavano da fuori visto il principio del "Nemo propheta in patria"!
 

Andando su Google si trovano ora delle guide create seguendo il percorso da me tracciato, a vantaggio di singole biblioteche sparse in Italia.

Mai neanche un cenno di compiacimento nei miei confronti per questo ausilio di non poco conto!

Fa nulla: copyright regalato! Insieme a tante altre cose...